এ সময়ে পড়াশোনাসংশ্লিষ্ট দক্ষতার পাশাপাশি শিক্ষার্থী হিসেবে কারিগরি কিছু দক্ষতা অর্জন করা খুব জরুরি। মানবিক, বিজ্ঞান কিংবা ব্যবসায় শিক্ষা, যেকোনো বিভাগের শিক্ষার্থীদের জন্য মাইক্রোসফট এক্সেলের মতো স্প্রেডশিট সফটওয়্যার শেখা খুব গুরুত্বপূর্ণ। নানা কাজে মাইক্রোসফট এক্সেলের বহু রকমের ব্যবহার আছে। খুব ব্যাপক অর্থে, ব্যবসায় সিদ্ধান্ত গ্রহণ, প্রতিষ্ঠানের ব্যবস্থাপনা ও প্রতিবেদন তৈরিতে মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করা হয়।
মাইক্রোসফট এক্সেল কেন শিখবেন
স্প্রেডশিট সফটওয়্যারগুলোর মধ্যে সবচেয়ে জনপ্রিয় এক্সেল, বহুল ব্যবহৃতও। শিক্ষা ও গবেষণাসংশ্লিষ্ট কাজ থেকে শুরু করে কর্মক্ষেত্রে নানাভাবে মাইক্রোসফট এক্সেলের ব্যবহার আমরা দেখি। ছাত্রজীবনে অবশ্যই মাইক্রোসফট এক্সেলের সাধারণ ও কার্যকর ব্যবহার সম্পর্কে শেখা খুব জরুরি। তরুণ পেশাজীবীদের ক্ষেত্রে মাইক্রোসফট এক্সেল জানাকে কারিগরি দক্ষতা হিসেবে ভাবা হয়। মানবসম্পদ বিভাগ কিংবা বিপণন বা বিক্রয়, যেখানেই কাজ করুন না কেন, মাইক্রোসফট এক্সেলে কাজের প্রয়োজন হবেই। এ ছাড়া স্নাতকপরবর্তী পড়াশোনা বা গবেষণায় মাইক্রোসফট এক্সেলের মাধ্যমে তথ্য উপস্থাপনা, প্রদর্শন কিংবা বিশ্লেষণ করতে হয়, তাই এ সফটওয়্যারের নানামুখী ব্যবহার শেখা ও জানা প্রয়োজন। মাইক্রোসফট এক্সেলের মতো গুগল স্প্রেডশিটও অনলাইনে বেশ জনপ্রিয়।
এ ছাড়া এসপিএসএস, স্ট্যাটাসহ গবেষণাসংশ্লিষ্ট ও পরিসংখ্যানের বিভিন্ন সফটওয়্যারের কাজের সঙ্গে মাইক্রোসফট এক্সেলের কাজের কিছুটা মিল আছে। মাইক্রোসফট এক্সেলের দক্ষতা থাকলে পরবর্তী সময়ে এসপিএসএস, স্ট্যাটাসহ গবেষণাসংশ্লিষ্ট ও পরিসংখ্যানের সফটওয়্যারগুলোর ব্যবহার দ্রুত শেখা যায়।
মাইক্রোসফট এক্সেলের যত কাজ
সাধারণভাবে মনে করা হয় বিজ্ঞান ও প্রকৌশলের শিক্ষার্থী কিংবা বিবিএ-এমবিএ পড়ুয়া শিক্ষার্থীদের জন্যই এক্সেল শেখা জরুরি। এখনকার সময়ের কাজের দুনিয়ার কথা চিন্তা করলে সব শিক্ষার্থীর জন্যই মাইক্রোসফট এক্সেল শেখা একরকম অপরিহার্য। কেন? সেটা বুঝতে হলে জানতে হবে এক্সেলে কী কী ধরনের কাজ করা হয়।
হিসাব শেখার নানান উপায়: মাইক্রোসফট এক্সেলের মাধ্যমে প্রচলিত হিসাব রাখা, হিসাব সংরক্ষণের কাজ করা হয়। এ ছাড়া বিভিন্ন প্রতিষ্ঠানের মাসিক ও দৈনিক হিসাব ও অন্য তথ্যাদিও এর মাধ্যমে সংরক্ষণ ও উপস্থাপন করা যায়। প্রতিষ্ঠানের দৈনন্দিন কাজ, বেতনের হিসাব, কর্মীদের কাজের ব্যবস্থাপনাসহ নানা কাজে এক্সেল ব্যবহার করা হয়।
অ্যানালিটিক্যাল চিন্তা ও দক্ষতা তৈরির সুযোগ: মাইক্রোসফট এক্সেলের মাধ্যমে সাধারণ তথ্য ও হিসাবকে বিশ্লেষণ করা হয়। এর বিভিন্ন টুলস ব্যবহার করে সিদ্ধান্ত গ্রহণের সুযোগ পাওয়া যায়। ভবিষ্যতের খরচ, প্রতিষ্ঠানের কর্মপরিকল্পনাসহ বিভিন্ন বিষয়ে সিদ্ধান্ত গ্রহণে এক্সেল ব্যবহার করা হয়।
তথ্য উপস্থাপনা: মাইক্রোসফট এক্সেলের মাধ্যমে সাধারণ তথ্যকে নান্দনিক উপায়ে ও কার্যকরভাবে উপস্থাপন করা যায়। বার চার্ট, পাই চার্ট, গ্যান্ট চার্টসহ বিভিন্ন চার্টের মাধ্যমে মাইক্রোসফট এক্সেল দিয়ে বিভিন্ন সংখ্যা ও তথ্যনির্ভর পরিসংখ্যানকে সহজভাবে উপস্থাপন করা যায়। এ ছাড়া বিশ্ববিদ্যালয় পর্যায়ের বিভিন্ন গবেষণার তথ্য উপস্থাপনে মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করতে দেখা যায়। মাইক্রোসফট পাওয়ারপয়েন্ট, মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের বিভিন্ন তথ্যও মাইক্রোসফট এক্সেলের নানা চার্টের মাধ্যমে উপস্থাপন করা যায়।
কাজের বিস্তৃতি: নিয়োগদাতারা এখনকার তরুণ শিক্ষার্থীদের বিভিন্ন সমস্যা ও চ্যালেঞ্জ সমাধানের সুযোগ দিয়ে থাকেন। নবীন কর্মী ও বিশ্ববিদ্যালয়পড়ুয়া শিক্ষার্থীরা মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহারের মাধ্যমে কাজে গতিশীলতা ও সৃজনশীলতা আনতে পারেন। তথ্যের উপস্থাপনার পাশাপাশি কাজের সৃজনশীলতা বিস্তারে এক্সেল দারুণ একটি সফটওয়্যার। যে বিষয়েই পড়ুন না কেন, যে বিষয়ে চাকরির চেষ্টাই করুন না কেন, আপনার কাজের পরিধি আরও বড় হবে এই একটি সফটওয়্যারের কাজ জানলে।
নতুন চ্যালেঞ্জ সম্পর্কে জানার সুযোগ: কাজের দুনিয়া এখন প্রতিনিয়তই পরিবর্তনশীল। নানা চ্যালেঞ্জ নতুনভাবে শিক্ষার্থী ও তরুণ পেশাজীবীদের সামনে আসছে। ব্যবসা ও কাজের ক্ষেত্রে মাইক্রোসফট এক্সেলসহ অন্যান্য স্প্রেডশিট সফটওয়্যার বিভিন্ন করপোরেট ও নামীদামি প্রতিষ্ঠান কীভাবে ব্যবহার করছে, তা শেখা প্রয়োজন। ভবিষ্যতের কর্মবাজারে নিজেকে তৈরির জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল সব শিক্ষার্থীকেই জানতে হবে।
যেভাবে শিখবেন মাইক্রোসফট এক্সেল
অনলাইনের বিভিন্ন ওয়েবসাইট ও ইউটিউব চ্যানেল একটু সময় নিয়ে দেখলেই মাইক্রোসফট এক্সেলের ব্যবহার শিখতে পারবেন। পরিচিত কারও সহায়তা নিতে পারেন। তবু মূলত শেখা হবে আসলে চর্চার মধ্য দিয়ে। যত বেশি চর্চা করবেন, সমস্যা সমাধানের চেষ্টা করবেন, তথ্য-উপাত্ত এক্সেলে সাজানোর চেষ্টা করবেন, ঠেকে ঠেকেই শিখবেন। এতে আপনার জানার পরিধিই আরও সমৃদ্ধ হবে।
* খালেদ মাহমুদ, সহযোগী অধ্যাপক, ব্যবসায় প্রশাসন ইনস্টিটিউট (আইবিএ), ঢাকা বিশ্ববিদ্যালয়
